传真背景分析
    在信息化高度发展的今天，企业收集、传递、整理信息的途径越来越多，效率也越来越高。在众多的通信工具中，传真因具有准确、快速，安全等特点在企业办公工作中始终是无法取代的重要工具之一。
一直以来，人们使用传真这一重要通信工具的方式，还停留在传统的机械传真机收发
方式，这种方式从各个方面考虑都已经无法满足各种企业信息化建设的普及，尽管越来越多的网络设备及各种办公软件在众多企业中得到了广泛地应用，但传真在很多企业至今仍旧是一种尚未被集中管理起来的资源。这种方式在多个方面都暴露出了问题：
第一，国家资源的消耗，一份电子文档需要发送传真的时候必须经过打印机打印出来以后再从传真机上发送出去，而接收下来的传真也必须经过传真机打印出来，这样对于越来越多的业务传真及广告性质的传真，所消耗的传真纸就无法计算了，这样以来国家资源在一收一发的过程中被严重的了浪费了。
第二，传真设备无法共享，分散的传真线路使得传真发送者始终处于分散无序状态，在我们的市场调查中，发现很多企业都在很多部门设立了传真设备，有些部门每天的传真量很大，往往需要排队发送，如果遇到传真设备出现问题，还需去别的部门排队；而有些部门的传真量很少，传真设备没有人使用；设备的无法共享使得相关的管理人员无可奈何。
第三，传真文档无法管理，没有统一的传真出口，势必会造成传真文件无法统一管理，即便是安排专人，也需要很长的时间在一堆资料中苦苦寻找很久以前发送的某个重要文件，同时还要面对由于纸张变质造成文件损坏的问题，这样不仅浪费许多宝贵的时间，而且还会让你的工作白干一场。
第四，工作效率低下，无论是在政府机关还是在各种企业，经常会遇到需要把一份传真发送给很多客户，那么管理人员就要安排很多人使用很多传真机来发送了，这样就造成工作人员工作效率很低。
第五，机密传真无法保证，由于传真机会将收到的文档自动打印出来，那么传真机旁边甚至是路过传真机的人都可能会看到传真的内容，对于一些涉及政府机密、商业机密、技术机密的传真文件来说，保密工作就得不到相应的保证，有可能造成的损失是不可估量的。
传统传真的很多问题，迫使更多的企业管理者开始思考并寻找解决这些问题的根本办法。同样也有更多的企业开始关注于传真领域的技术革新，尤其是美国Captaris公司研发的传真系统，作为世界网络传真、电子文档传送和产品传真解决方案的领导者，它带领更多的企业对基于计算机的传真技术进行着不断的研究及更新。
上海晓路信息科技有限公司自主研发的TopFax传真系统，以国际最领先的传真系统水平为目标，力求功能全而强，并充分考虑了对国内各种机构的传真业务的适应性和实用性，在项目关键技术及创新点方面，都做了充分的考虑，整个系统赶上了国际领先的传真系统水平，在国内传真服务器系统技术方面达到了领先水平。

传真理念的创新
上海晓路信息科技有限公司坚信理念决定方向，因此在产品设计时我们在传真管理、使用等方面进行了更加深入的研究：

· 采用电子集中化传真收发管理模式，打破了在传真业务中使用传统机械传真机的方式，发展成集中传真收发线路进行传真收发的统一管理模式；

· 采用电子化传真文件存储管理模式，从收发传真、查看传真、编辑传真直至再次发送传真实现统一、有机、高效的文档存储管理；

· 采用集中式数据库查询统计管理，能够多级化进行传真文档的查询，并自动生成各种数据报表，实现传真文件统一化、管理科学化和标准化的管理功能；

· 采用灵活的管理工具及管理页面，使系统管理人员能够迅速、准确的进行用户、传真业务流程、传真线路等方面的管理；

· 制定完整的数据库架构，使数据处理能力更加迅速，产品更加稳定；

· 采用最新的软件技术，使产品的升级实现自动化；

· 采用人性化的操作页面，能够使使用者在更短的时间内发送\接收传真。

· 采用多种传真发送\接收方式，实现使用者在任何地点、任何时间都能完成自己的传真工作；

   ……

产品优势
种种创新，使得TopFax在国内传真服务器系统技术方面达到了领先水平，拥有了更多的优势：
安全可靠的数据处理能力
TopFax采用更加合理的数据库架构、以达到更少的数据冗余，满足大数据量时，数据库仍然能够快速、准确的处理数据。采用适用于企业级应用的SqlServer 2000数据库，同时大规模采用存储过程，并对数据库查询进行良好优化，满足企业的大数据量，高响应速度的要求。
      内部采用消息和事件通知机制，2-10倍的提高传真收发的的工作效率，并大大节省系统资源，提高系统稳定性。
      采用按年分库即时备份的机制，减少数据冗余，有效控制数据库文件大小，避免因数据库膨胀带来的不稳定，大幅度提升数据库工作效率。
传真数据自动备份
    系统采用自动备份数据库及传真文件，无须人工操作。灵活的文件存储机制，可以保存在数据库中，也可以保存在系统磁盘上，方便的支持企业采用不同的传真数据备份方案。
 安全灵活的用户信息管理
    无论是系统本身用户数据还是用户地址簿数据，用户均可以按照不同的安全信息类型定义信息的访问权限，保证用户信息的安全。系统提供强大的地址查找功能，用户可以通过关键字搜索到系统内所有可以看到的地址和用户，更大的方便用户使用 。
 强大的传真浏览
    TopFax 提供的TopFaxView传真浏览器，支持用户拖拽的方式，将支持的文件格式自动转换成标准的传真文件；支持任何文件打印发送，提供发送预览，传真文件合并，及其修改编辑传真文件；可以直接发送转换的文件，并自动合成一个传真文件。
智能化多级语音引导流程
TopFax充分研究语音传真卡的功能，并设计了智能化多级语音引导流程，每个企业都可以为自己的传真系统制定人性化很强的语音问候语，比如在接收传真时，来电者会根据“您好，欢迎进入XX公司自动传真系统，中文请按‘1’，英文请按‘2’……”，“总经办请按‘1’……，索取公司简介请按‘8’”，将一封传真发送给接收者，这样更加增强了传真接收的准确性和安全性；在发送传真时系统也可以根据被叫号码播放不同的语音，以方便国内及国外人工传真机的接听者。
    职能化多级语音引导流程可以完全根据企业的不同需要由企业自己进行制定更加方便了企业系统管理人员对传真系统的维护。
智能化传真路由分配
在企业内部使用的传真线路及员工发送传真的权限经常是多样化的，如，某几条线路是和PABX集团电话连接的，某几条则是和PSTN公共电话网直接连接，或者某些员工只能发送本地区传真，某些员工可以发送国内或者国际传真，对于这些问题，TopFax都做了充分的研究，并设计了智能化路由使用规则，通过这些规则TopFax在接收到发送传真的请求后会判断传真号码及用户名称。然后, 按预定的路由拨号规则，选择相应的传真线路发送传真。
    TopFax智能化传真路由分配的平衡技术，可以均匀分配每个传真端口发送传真的工作量，同时，也可以帮助企业节省一定的传真通信费用。
传真服务器连接桥
对于很多政府机关或者拥有分公司或者办事处的企业来说，内部传真是传真工作的主要内容之一，这样的传真在传统传真方式下当然就会占用很大的传真通信费用了。
    TopFax研发设计的 ServerBridge可以帮助政府机关或者企业将这些费用完全节省下来。分布在政府各级部门或者企业总部及各个办事处、分公司的TopFax通过国际互联网或企业互联网连接起来，这样内部传真的传递工作就可以充分利用企业现有的网络进行传输了，所使用的通信费用也就为零了。对于发送系统以外的长途传真，TopFax会根据被叫号码及制定的规则将传真通过企业网络传递给相应目的地的传真服务器上，然后再有当地的服务器发送出去，所使用的通信费用也就由国际，国内传真费用减少为本地传真费用了。 使用TopFax ServerBridge不仅能为企业节省大量长途电话费用，而且用户的使用也非常方便，因为所有的规则都是事先由企业自己制定的，所以用户在发送的时候根本不用考虑是否要改变原来的传真号码。
    TopFax ServerBridge还能够帮助企业对公司使用传真的用户数据进行统一管理，并且能够对整个企业所使用的传真通信费用进行统一的统计，进一步加强了企业对传真业务的管理，同时，也体现了TopFax先进的创新理念。
    下图为TopFax ServerBridge例图：
 

在此图中，TopFax借助企业的原有网络，将上海及其他机构的传真服务器连接起来，组成了完整的TopFax ServerBridge传真网络。
我们以发送一封传真（上海到纽约某传真机）的整个发送过程，来进一步了解TopFax ServerBridge是怎样工作的：
上海的某传真用户编辑好一封传真后需要发送到纽约某传真机，首先利用自己的电脑进行编辑，然后通过企业网络将这封传真发送给上海的传真中心（对此传真相关的信息及数据进行记录及备份），TopFax对此传真的信息进行分析（发送人，目的地等）确定此用户具有发送权限并得到目的地后，TopFax ServerBridge决定发送此传真的最低成本路由，并将此传真发送到位于纽约的TopFax，最后此传真利用PSTN发送到纽约的某传真机。
从这个案例我们首先会发现，原本属于国际长途费用的传真通过TopFax ServerBridge的处理，以本地电话的费用发送了出去。我们还可以看到，不管是哪个用户发送传真，他的传真都必须通过传真中心，这样就完成了传真的集中管理。
与企业应用系统平滑集成
TopFax提供一套标准的WebService及标准的API COM开发接口，能够与企业的其他业务(OA、ERP、CRM、Callcenter、IVR等)系统紧密集成，从而达到传真系统与其他应用系统的协同工作，提高办公效率。
对于无法或者不能使用WebService 开发接口的企业，TopFax的技术人员将根据企业的业务系统及工作流程，制定专业的解决方案，以满足企业各种传真业务的需求。
良好的系统硬件扩充及软件自动升级
TopFax提供的传真解决方案充分考虑企业不断变化的要求，无论是在硬件还是软件都为企业设计了非常方便的升级方案。
    TopFax能实现单点模拟线路和30-120数字线路的系统硬件平滑升级，最多可支持120个模拟传真端口或16个E1数字传真接口。传真板卡服务器采用拥有标准PCI插槽的工业控制计算机或者数据服务器，这些计算机性能稳定,方便扩容,单机可支持4-32路模拟线路传真板卡或30-240路数字线路传真板卡。
在系统软件方面, 您可以到上海晓路的官方网站下载Update更新数据包, 数据包会自动对企业传真系统进行升级，对于大量部署了C\S结构的企业来说，客户端在连接服务器时会自动进行版本检索，并自动对客户端程序进行升级，极大的方便的企业系统管理人员对客户端的更新工作。对于使用了B\S结构的企业，用户页面中提供了大量的传真工具下载，用户通过下载及自动安装就可以轻松的使用专业的工具对传真进行编辑了，同时还可以下载基于WEB的传真信使工具，以方便接收传真。
合理利用传真设备，统一管理传真文件
传真服务器在企业中的应用越来越多，它的部署使得更多的企业完成了传真的电子化。
但对于某些企业来说企业员工可能无法立即从传统的收发方式中转换过来。比如很多以前的手工文档及签字文档在没有实现电子化的时候，直接使用传真服务器发送就必须要借助于扫描仪等其他办公外设，这在某种程度上增加了企业的办公成本。那么企业在部署传真服务器的过程中如何在保证传真得到电子化管理，不增加企业办公外设的同时，又保证手工文档及签字文档迅速的发送出去就成为众多传真服务器厂商考虑的问题。
    通过TopFax内线传真功能，企业员工可以使用传统的传真机发送传真，传真文
件首先通过传真机传送到TopFax传真服务器上面，传真服务器对此文件进行电子化
管理（分类、存档等），然后传真服务器根据发送者的号码输入将传真发送出去。

TopFax内线传真网络结构图：
 

    在上图中，TopFax传真服务器的电话线路分别和公共电话网（PSTN）及企业集
团电话网（PABX）连接。企业员工在发送一些手工文档或签字文档时（电子文档可以直接
通过个人PC发送到传真服务器发送传真）可以利用传统的传真机将传真文件发送到
TopFax传真服务器上，传真服务器接收完文件后对文件进行相应的处理，比如传真的分
类、归档、存储等。然后传真服务器根据企业员工在传统传真机上面的传真号码输入将传真
通过PSTN网络发送给外部的用户。整个过程不仅使一些手工或签字传真得到了电子化的管
理，还充分利用了企业原有的传真机资源。     
友好的用户界面
TopFax在设计Client端及WebClient时，都充分的从操作者的使用方便性进行考虑，整个页面简单、大方，但又功能齐全。人性化的用户操作页面使用户在操作时感觉更加轻松，收发传真更加方便。

TopFax创造的价值
节约国家资源，促进社会环保
直接发送电子文档，无须打印后再发送，接收的传真也保存为电子文档，极大的节
约了国家的资源；实现无纸化传真办公，使企业不在面临经常处理废旧纸制传真的问题，进一步促进了社会环保事业的发展。
集中管理传真资源，降低设备维护成本
上海晓路传真服务器只用一台服务器就取代了几十台昂贵的传真机，在最初购置成本上有很大的节约，集中式传真线路管理，也使得系统管理员不用奔波于企业各个角落进行传真设备及传真线路的维护，降低了企业设备维护成本。
企业传真用户数据得到有效的统一管理，企业可以随时查看员工收发传真的情况，使企业进一步加强了传真资源的管理 。
统一传真管理，提高传真安全性
合理利用企业传真资源，统一协调员工收发传真的权限，解决了传统传真机只能利用线路控制员工收发国内或国际传真的权限，由企业自己通过软件设定员工收发传真的权限，无需再考虑传真线路的问题，通过员工收发传真权限的制定，在很大程度上提高了企业信息安全性的管理。
简化企业工作环节，提高工作效率
通过员工的电脑收发传真，员工不需再考虑传真机是否在使用，不用再浪费时间等候收发传真。节省了企业传真业务大量的人力、财力及时间，简化了企业传真业务的工作环节；接收传真时传真直达收件人，增加传真安全性，缩短信息传递时间，使传真尽快得到处理，提高了企业员工工作效率。
传真统一管理，所有传真文件都保存在传真服务器里，电子文档查找方便。
节省办公通信成本
上海晓路传真服务器提供的各种功能，能够使企业利用通信费用优惠时段发送传真、企业内部传真则完全利用企业网络完成收发、通过IP线路发送传真，降低了传真通信费用；同时智能化的传真板卡通过高效的数据处理也使传真收发使用的时间大大降低，同样节省了通信费用。
统一企业信息化系统，保证企业信息化建设
任何企业的信息化建设都力求统一，TopFax能够与企业的其他业务系统有机集成，在企业现有的信息化系统中实现收发传真，如ERP，CRM，OA系统，从而保证员工不做重复性工作，使传真系统不但有效利用了企业现有资源，而且保证了企业信息化建设的统一性，为企业建设创造最大价值。

系统概述
TopFax采用B/S与C/S两种方式协调统一的传真系统，无论哪种方式都能够充分的利用企业网络资源使用户可以直接在自己的电脑桌面上完成收发传真的工作，两种方式应用于不同的工作方式或者同时应用，TopFax还提供和企业邮件服务器连接的接口，员工通过电子邮件同样可以完成传真收发的工作。
TopFax传真服务器系统，能够有效的帮助企业员工提高工作效率，使发送传真不再需要排队等候打印机、复印机或传真机，节省大量工作时间，提高工作效率；集中式管理传真设备及传真文件，使企业大大降低设备管理及文件管理成本，促进企业信息化建设；使用电子文档直接发送及接收传真电子存储，使企业节省耗材，同时节约国家资源，有利于国家环保事业。
 
下图为TopFax物理结构图：
 

在图中，传真服务器设备位于企业局域网中，也可以通过路由器（Router）将服务器与Internet网络连接，服务器中的传真板卡与公共电话网（PSTN）或者企业内部集团电话（PABX）连接。在发送传真过程中企业网络将发送者所需要发送传真的文件传送到TopFax服务器，TopFax服务器通过各种验证及文档转换后，按照用户输入的传真号码启动传真板卡将传真文件通过PSTN发送出去，整个发送过程发送者不用担心传真是否已发送成功，系统自动重发功能能确保对方在占线或者无人应答的情况下按照规定时间自动完成传真重发，发送完成后系统会将最终的结果返回给发送者，所以在整个过程中发送者可以放心去做其它更有意义的工作。接收传真时，企业无需在安排专人进行传真分发， TopFax能够按照预定的传真分发方式自动分发到接收人的传真信箱中或Email信箱中，并通过各种信使通知接收者有新的传真，确保缩短信息传递的时间，使传真尽快得到处理，同时也增强了传真的保密性。
企业系统管理员可以按照一定的规则对传真系统数据库进行定期或者不定期的查询、统计（生成报表）、备份、清理等工作，有效的对传真数据进行管理；也可以实时的对用户、部门等数据进行添加、删除、修改等工作，增强企业传真业务管理。
TopFax传真系统无论从实用性、安全性、及时性、稳定性、准确性、扩充性，还是系统管理的可控性都进行了合理、创新、完善的设计，为企业提供了专业性更高的传真系统解决方案。

系统功能简介
1． 发送传真
TopFax采用三种常用方式发送传真，Client、WEB Client、Email（POP3/SMTP），同时通过与企业不同业务系统（OA、ERP、CRM等）的集成，实现通过企业业务系统发送传真。发送传真具有以下功能：
① 支持多种线路
TopFax支持国内外所有主流模拟\数字传真板卡，所以用户选择传真线路的范围就比较大，可是支持Anlog 模拟线路、SDN(BRI\PRI)、E1等数字线路，数字线路同时支持DID号码拨入方式。TopFax采用智能最佳成本路由选择方法，更灵活的利用IDD电话，IP电话，专线电话，Internet网络发送传真，从而实现在达到满意的传真效果的同时降低通信成本。
②  定时发送传真
TopFax可按客户端指定的时间发送传真。用户可选择传真线路较空闲的时间或电话费用优惠的时间段发送大量传真；对于发送国际传真使用定时发送功能可解决时差问题。

③  传真群发
    无论是Client端还是WEB Client都支持传真群发功能，一次操作就可将传真文件发给多个不同的地方。TopFax还提供了群发传真号码信息文件的导入功能，如Outlook、CSV、Excel表格的导入。

④  传真失败自动重发
TopFax全面考虑发送传真的成功率问题，力求保证每一个传真都能成功，提高传真成功率。再遇到对方占线，无人接听导致传真失败时，系统会自动按照用户设定的时间进行传真自动重发。对于因线路问题导致的传真中断，系统可以从失败页重新发送传真，保证发送多页传真时不重复发送已经发送成功的传真。

⑤ 传真签审
制定传真发送签审流程，使发送者发送重要的文件如合同、报价、订单等文件
时，只有经过有关部门审批后才可以发送出去。

⑥  发送内部传真
    企业内部传真通过企业网络进行转发，或将外部传真转发给企业内部员工。

⑦  自动生成传真封面并发送
        发送传真时，发送者可以选择事先制定的传真封面，系统将自动把发件人、
发送时间、发送主题、接收人、接收人号码等相关信息的附加到传真页面中。每个发送者都可以指定多种不同风格和用途的传真封面摸板。   

⑧  传真发送优先级别
系统优先发送传真发送级别高的用户的传真。
       ⑨  自定义页眉页脚
　　       发送传真时，系统可以自动添加页眉页脚。

2． 接收传真
TopFax可将接收到的传真自动分发到员工的传真信箱和Email信箱。传真接收人可以通过TopFax Client，WEB Client，Email接收和查看传真。

①  支持多种分发方式
系统可以选择传真分机（DID/DTMF）、对方传真标示（CSID）、对方传真号码（Caller ID）或接收传真通道（Channel）来确认传真的正确接收人。
当某个传真不能确认接收人时，被分发到一个默认的公用传真信箱，由专门的分发人员预览传真后转发给正确的接收人。
②  浏览传真文件
    TopFax Client，WEB Client均可浏览传真内容，编辑传真主题及传真内容。
③  查看及转发传真
    接收者可使用TopFax Viewer方便地查看和编辑传真并对传真文件进行编辑（如插入文本，加上批注，加盖印章等）然后发送或转发给其他人。
④  自动打印接收到的传真
TopFax接收到的传真还可以自动发送到指定的打印机打印出来。

    ⑤  群收传真
可将同一分发规则指定给多个员工或某个部门的所有员工，接收下来的传真将同时分发给这些员工。

         ⑥  接收传真信使提醒
TopFax系统提供Client Messager、WebClient Messager、SMS Messager三种传真信使，提醒传真接收者接收新的传真。
   
3． 智能化多级语音引导流程
TopFax充分研究语音传真卡的功能，并设计了智能化多级语音引导流程，每个企业都可以为自己的传真系统制定人性化很强的语音问候语，通过语音详细引导将一封传真发送给接收者，这样更加增强了传真接收的准确性和安全性；在发送传真时系统也可以根据被叫号码播放不同的语音，以方便国内及国外人工传真机的接听者。
    职能化多级语音引导流程可以完全根据企业的不同需要由企业自己进行制定更加方便了企业系统管理人员对传真系统的维护。

4．多语言支持
    TopFax无论是服务器Admin管理端程序、Client、WebClient还是传真Email信息都支持多种语言，如：简体/繁体中文、英文、韩文、日文、法文等。WebClient还能够根据使用者的操作系统自动调整语言页面，无须进行复杂的语言设置。
    5．TopFax ServerBridge传真服务器桥
TopFax ServerBridge可以帮助政府机关或者企业将这些费用完全节省下来。分布在政府各级部门或者企业总部及各个办事处、分公司的TopFax通过国际互联网或企业互联网连接起来，这样内部传真的传递工作就可以充分利用企业现有的网络进行传输了，所使用的通信费用也就为零了。
    对于发送系统以外的长途传真，TopFax会根据被叫号码及制定的规则将传真通过企业网络传递给相应目的地的传真服务器上，然后再有当地的服务器发送出去，所使用的通信费用也就由国际，国内传真费用减少为本地传真费用了。 使用TopFax ServerBridge不仅能为企业节省大量长途电话费用，而且用户的使用也非常方便，因为所有的规则都是事先由企业自己制定的，所以用户在发送的时候根本不用考虑是否要改变原来的传真号码。
    TopFax ServerBridge还能够帮助企业对公司使用传真的用户数据进行统一管理，并且能够对整个企业所使用的传真通信费用进行统一的统计，进一步加强了企业对传真业务的管理，同时，也体现了TopFax先进的创新理念。
6．TopFax智能化传真路由分配
通过TopFax智能化路由使用规则在接收到发送传真的请求后会判断传真号码及用户名称。然后, 按预定的路由拨号规则，选择相应的传真线路发送传真。
    TopFax智能化传真路由分配的平衡技术，可以均匀分配每个传真端口发送传真的工作量，同时，也可以帮助企业节省一定的传真通信费用。
7． 传真地址薄
TopFax Client(Web Client)传真地址簿管理联系人信息。发送传真时，直接从地址簿中选择收件人信息。
    TopFax传真系统传真地址簿分为公共地址簿和个人地址簿。您还可以将联系人分成组。客户端程序的地址簿为用户提供多种地址簿数据库的导入/导出功能，如支持从Microsoft Outlook、CSV格式、Excel表格联系人信息。

8． 传真文档自动转换
TopFax文档转换功能负责把用户要发送的文件转换成标准传真格式的TIFF文件。TopFax提供了两种自动转换方式：
　　使用TopFax Client，任何Windows程序产生的文件，都可以通过打印到TopFax Printer虚拟打印机，系统自动将文件转换成Tiff格式。
　　使用TopFax WebClient或Email方式发送传真，只需把传真文件（如：doc、xls、pdf、html、rtf、txt、jpg等常用文档）作为附件，直接发送到TopFax即可，这些文件将在服务器端被自动转换成传真格式。

9． TopFax viewer传真浏览器
    通过TopFax Viewer传真浏览器，使用者在发送或接收传真时均可预览传真文件，也可使用TopFax Viewer方便地查看和编辑传真。您可对传真文件进行编辑（如插入文本，加上批注，加盖印章等）然后发送或转发给其他人。
    TopFax viewer传真编辑工具还提供了传真“分割”功能，如果接收到的一个传真文件有多页，并且这些不同内容的页面可能需要转发给不同的部门，这时可以使用传真"分割"功能，将这份传真分为几个传真文件分别保存或转发给不同的部门。

10． 传真自动回复
TopFax OnDemand传真回复系统能够提供自助式索取传真服务。来电者用传真机或普通电话拨通TopFax 系统，通过语音引导进入TopFax OnDemand传真回复流程，在系统语音的引导下输入资料编号后，按下传真机上的"Start"键（或输入要接收传真的传真机号码），即可得到所需要的传真资料。
TopFax on Demand传真回复系统可以进一步帮助企业提高工作效率，并在一定程度上节省企业通信费用。

11． Email Gateway
TopFax Email Gateway能将TopFax服务器和企业现有Email邮件管理器结合在一起，以实现用户通过Email收发传真。通过设定标准的SMTP/ POP3协议，用户可通过自己的Email收发传真，对于无法开放SMTP/ POP3协议的邮件服务器（如Lotus Notes、Exchange 等），TopFax 可以提供相应的接口，同样可以使使用者用自己熟悉的Email工具如Outlook、foxmail、Notes Client等收发传真。
通过Email接收到的传真是以附件的方式存在的，邮件的主题及正文包含着传真的接收时间和其它相关信息。发送传真只需要将传真文件作为附件，收件人为邮件网关地址，主题填写要发送的传真号码（多个号码用‘；’号隔开）就可以了，发送完成后，TopFax会将发送的结果信息返回给发送者的Email。

12． Web Client
    TopFax Web客户端使您能够通过浏览器收发和管理您的传真文件。无论是在办公室, 家里, 或世界的另外一端, 只需要在浏览器中输入传真服务器的地址, 就可以登陆访问您已发送和收到的传真。您可以尽情享受因特网和企业内部网所带来的便利。
Web客户端在设计时就考虑到遵循HTML开放标准, TopFax Web客户端完全没有跨平台兼容问题.，您可以在Windows, Macintosh, UNIX或者任何支持Web浏览器的平台上收发传真。
Web客户端与TopFax Client具有同样的传真功能，使用是非常方便，用户不需要安装传真客户端软件，通过Web浏览器就能完成传真收发，传真管理等事情。

13. 发送扫描文件
    TopFax传真中心支持市场上流行的各种扫描仪，手写文件和单据扫描后在扫描配套软件环境中可直接发送传真。

14．传真批处理
用户在发送传真时可提交多个文件到传真服务器，由服务器生成一个传真文件发送传真。   

15．通过EMAIL信箱来收发传真
用户可通过EMAIL-TO-FAX网关来接收或发送EMAIL信箱中的传真，并可以进行浏览。TopFax接收到给您的传真后，将传真以附件的方式发送到您的Email信箱中，邮件的正文记载着传真的接收时间和其它相关信息。发送传真只需要将传真文件作为附件，并按TopFax规定的格式填写邮件主题，发送到TopFax指定的邮箱。

16．支持传真分机发送
发送传真时如果事先知道对方是分机传真机，则在对方传真号码后面添加传真分机号码并用一个“+”号或多个“，”号分隔，“+”号代表二次拨号，可以有效判断电脑话务；“，”号表示拨号停顿，几个“，”号取决于用户交换机的电脑话务员应答速度或者能否进行分机号码抢拨等等。

17．兼容各种传真信令和协议：
TopFax 传真服务器采用世界上享有盛誉的智能传真板卡NMS QX2000作为传真服务器的强大硬件支持。
传真编码：支持ITU-TSS建议的MH,MR,和MMR编码方式的传真收发
通信规程：符合ITU-TSS的T.30建议
速率：支持最高速率为14400，支持v.17,v.27,v.29,v.34

18．服务器工作状态的监控
在TopFax Administrator传真管理器中可查看到当前各个传真通道的状态，您可监控当前的传真任务，并且可以对任进行管理和操作，当出现故障时系统有相应的告警显示。

19 ．传真用户管理
　　   系统管理员可对各部门或用户的使用权限进行设置和管理，并且可以随时填加和   
修改用户资料。
TopFax多级部门设置符合当前大公司的组织机构管理特点。
20．传真日志
TopFax将接收和发送传真的详细信息记录在服务器的数据库中，以便以后的查询。
服务器端提供的传真查询统计功能将帮助传真管理员及时了解公司的传真收发情况。
21．传真计费
        TopFax计费系统记录发送传真的用户名称、对方传真号码、通话时长、日期时   
间等信息并自动计算出传真费用，方便您管理和控制传真费用支出。可以按部门，按发
件人，按传真号码，日期等条件查询话单明细，统计传真电话费用，并可选择生成多种款式的统计报表。

22．统计报表
TopFax报表系统可由管理员对传真收发的情况进行统计并按需生成报表，方
便控制和管理。
23． 传真文件统一管理

    TopFax集中管理传真，使企业内部员工共享传真信息成为可能。同事之间可以发送和转发传真。对于发送和接收的传真文件TopFax具有可靠存档和快速检索的能力。
    您可以按日期、收件人、传真号码、传真主题、CSID、Caller ID等多种方式查找权限范围内的传真文件。这样可以帮助您从大量的传真文件中立刻找到需要的传真文件，这也是TopFax传真服务器的方便之处。
24． 传真签章
　　对于需要领导或者盖章的传真，发送者在发送传真时可以把事先制定的图章盖在传真文件上，然后再发送出去，由于是电子镂空盖章，所以盖好图章的文件的效果和真实的盖章效果是完全一样的。当然，在很多企业并不是所有的用户都能拥有签章的权限的，系统管理员可以通过用户管理制定签章的使用权。